شرح برنامج اكسل

الدرس الأول

برنامج الاكسل ... Microsoft Excel

يستخدم برنامج الاكسل للقيام بالعمليات الحسابية و الصيغ الرياضية.

الاسم الافتراضي لملفات الاكسل هو Book1 ما لم تختر ان تغيره بنفسه و تختار إسماً آخر لملفك الذي تعمل عليه.

يتكون برنامج الاكسل من مجموعات من الأسطر و الأعمدة و تنتج الخلية من تعامد الأعمدة columns و تقاطعها مع الأسطر Rows... مثلاً A2 هي الخلية الموجودة في العمود A و السطر الثاني و هكذا .

كحال بقية برامج الاوفيس يحتوي برنامج الاكسل على من مجموعة من أشرطة الأدوات أو ال Toolbars و هذه الأشرطة تضمن الوصول السريع للأوامر.

للوصول السريع الى نهاية ورقة العمل اضغط على السهم المتجه الى أسفل End +
و كذلك للوصول الى اول سطر في ورقة العمل اضغط على السهم المتجه الى اعلى + End


لإضافة ورقة عمل جديدة ( Sheet):

نذهب الى ال sheets او اوراق العمل و نضغط بالزر الأيمن للفأرة و نختار insert ستظهر لك نافذة اختر منها worksheet او ورقة عمل ثم اضغط موفق او Ok

كما انك أضفت ورقة علم جديدة فإنك تستطيع بالتأكيد ان تغير اسم ورقة العمل او ال sheet التي اضفتها بالضغط عليا بالزر الأيمن للفأرة ثم اختر Rename و اكتب الاسم الذي ترغب به أو بمجرد النقر المزدوج عليها ستتمكن من تغيير اسمها و اختيار اسم آخر لها.

استخدام الصيغ الحسابية:

تسلسل إنجاز العمليات الحسابية ( حسب الأولويات في برنامج الاكسل ) :
1. الأقواس ( من المهم وضع العمليات بين الأقواس حتى يفهم البرنامج أنها عملية منفصلة )
2. الأس
3. الضرب و القسمة
4. الجمع و الطرح

خطوات العمليات الحسابية:
1. نقف بالفأرة عند الخلية المراد إيجاد النتيجة بها.
2. نكتب علامة يساوي (=)
3. نكتب الخلية الأولى المراد جمعها
4. نكتب رمز العملية ( + أو - )
5. نكتب الخلية الثانية المراد جمعها
6. نضغط على مفتاح ال Enter

·بعد القيام بالعملية الحسابية يمكننا ان نختار الخلية التي قمنا بعمل العملية الحسابية فيها و ننتظر حتى تظهر لنا علامة + على طرف الخلية و من ثم نضغط بزر الفأرة و نسحب الجواب الى بقية الخلايا فتكون العملية قد نسخت الى بقية الخلايا و تم حساب الجواب بشكل اتوماتيكي ... نصيحة جربوها أولاً على ملفات غير ملفات العمل و بعد اتقان هذه العملية يمكنكم تطبيقا على بقية ملفاتكم.


التحكم في حجم الخلايا:
Highlight the whole table -> Format -> Column -> Inserting the width and Height
And the same with Rows

·الترجمة ...

للتحكم في حجم الخلايا نظلل أولاً الجدول ثم نذهب لقائمة Format او تنسيق ، ثم نضغط على عمود او column ثم نختار العرض او width ومن ثم ندخل الرقم المناسب لنا و لنفترض انه 16

و بالنسبة للأسطر يكون كذلك بالذهاب الى قائمة format ثم نختار سطر او Row ثم نختار Heightاو ارتفاع و من ثم ندخل الرقم الذي نحتاجه كأن يكون 18 مثلاً.

معلومة على السريع :

· يكون امتداد ملف الوورد هو .doc و هو يرمز الى وثيقة او ملف (document)
· يكون امتداد ملف الاكسل هو .xls و هو يرمز الى Microsoft Excel Workbook
· في حالة اني قمت بتخزين ملف من ملفات الاكسل و نسيت اين خزنته اذهب الى start -> search ->
ثم اكتب التالي *.xls و هذي هي لاحقة ملفات الاكسل و بهذه الطريقة سأتمكن من اظهار كل ملفات الاكسل المخزنة على الحاسوب و هذا سيهل العثور على الملف المطلوب.

طرق استرجاع الملفات:

1. موقع خزن الملف ( المكان الذي قمت بتخزين الملف فيه ) مثلاً في My Document
2. نختار الملف من قائمة Start -> Document
3. نكتب اسم الملف كالتالي: Start -> Search أو الامتداد ( لاحقة الملفات ) ملفات الاكسل
xls.*
4. من داخل البرنامج عن طريق : File -> Open

إخفاء و إظهار و تغيير لون خطوط الشبكة ( الخطوط التي تظهر بين الخلايا في ملفات الاكسل ):

لإظهار و الخفاء الخطوط الفاصلة بين الخلايا في الاكسل اتبع الأوامر التالية:

Tools -> Options
ستظهر لك نافذة اختر منها أمر View
ازل علامة الصح من عند ال Gridlines ثم اضغط Ok
ستلاحظ ان الخطوط اختفت.

ثم كرر الخطوة السابقة ولكن عند Gridlines ضع علامة الصح ثم اختر لون لل Gridlines طبعاً لون غير اللون القياسي او ال Automatic و اضغط على Ok و لاحظ كيف تغير لون الخطوط الفاصلة بين الخلايا.

الاكسل و دعم اتخاذ القرارات:
سألني أحد الأخوة بخصوص دعم اتخاذ القرارات باستخدام الاكسل ... وللإجابة على هذا السؤال أقول ... انه من الصعب النظر إلى الإحصائيات و الجداول الطويلة في الاكسل وإظهار الفروق و المقارنات، و ذلك ليس حلاً عملياً فمن يمتلك الوقت للنظر الى تلك الجداول الطويلة و التي تتطلب الدقة في التعامل معها و لذلك الرسوم البيانية هي من أسهل الطرق في إظهار الفروق في الجداول و عمل المقارنات و لذلك فهي تساعد كثيراً في دعم اتخاذ القرارات اعتماداَ على دقتها و سهولة استعمالها.

انظر الى ملف الاكسل باسم Melody انظر الى ورقة معلومات الرسم البياني ستجد ان الرسم البياني ( المخطط الدائري ) يوضح و بشكل كبير ان استراليا هي الأكثر من ناحية المبيعات في الربع الرابع و هذا يساعد في اتخاذ القرار، لأن الرسوم البيانية تختصر كثيراً من الجداول و المعلومات


التخزين:File -> Save (file name.xls)
عند ال file name اكتب السم الملف الذي تريد ان تخزن ملف الاكسل به.

عند الحاجة لعمل نسخة احتياطية ...
File -> Save as ->
ثم نكتب اسم الملف الذي نريد ان نخزن الملف الذي نعمل به.

انتهى الدرس الأول بحمد لله


اللهم اني استودعك ما علمتني اياه فرده اليّ عند حاجتي اليه ...

==========================================


الدرس الثاني ( اليوم الثاني ):



اللهم علمنا ما ينفعنا و أنفعنا بما علمتنا و زدنا علماً

اللهم انا نسألك علماً نافعاً و يقيناً صادقاً و لساناً ذاكراً و جسداً على البلاء صابراً

اللهم يا معّــلم آدم علمنا و يا مفهّم سليمان فهمنا و يا مؤتي لقمان الحكمة آتنا الحكمة و فصل الخطاب ... اللهم افتح علينا فتوح العارفين بحكمتك و انشر علينا رحمتك و امنن علينا بالفهم و الحفظ ... اللهم آمين

ربي اشرح لي صدري و يسر لي أمري و احلل عقدة من لساني يفقهوا قولي...

بسم الله الرحمن الرحيم ...

الدوال الجاهزة:
يحتوي الاكسل على العديد من الدوال الجاهزة و هذه الدوال تساعد كثيراً في العمليات الحسابية، فهي أسهل من حساب كل خلية على حدة و إدراجها في العمليات الحسابية و إعادة إدخال رقم كل خلية كل مرة نحتاج فيها إلى حساب تلك الدوال و تلك المعادلات.

بعض الدوال التي تستعمل بشكل مستمر في برنامج الاكسل:
اسم الدالة الوظيفة الرقم
Average = حساب المتوسط الحسابي لمجموعة من القيم
Max = حساب أكبر قيمة ضمن مجموعة من القيم
Min = حساب أقل قيمة ضمن مجموعة من القيم
Sum = إيجاد المجموع الكلي لمجموعة من القيم

انظر الى ورقة المصاريف

كيفية الوصول إلى هذه الدوال ...

اذهب الى قائمة Insert
اختر الأمر Function و ستلاحظ وجود هذا الرمز على أيقونة (icon ( الأمر fx

ستظهر لك نافذة فيها قسمين القسم الأول اسمه Function Name و القسم الثاني اسمه Function Category لنفترض ان الدالة التي تريد استخدامها غير مدرجة في القسم الأول Function Nameاذهب الى القائمة Function Category و اختر الأمر All و حينها ستظهر لك كل الدوال الموجودة في برنامج الاكسل و حينها ابحث عن الدالة التي تحتاج إليها.

المراجع النسبية:
هي الصيغ المنسوخة بحيث تتغير مراجع الخلايا و يقوم Excel بضبط المراجع تلقائياً ( في حالة عمل معادلة و نسخها الى بقية الخلايا عن طريق نسخ النتيجة )
انظر الى ورقة درجات الطلبة في ملف Melody و لاحظ المجموع العام للعملي و النظري ستلاحظ ان المجموع العم هو مجموع كل الخلايا في العملي و بمجرد تحديد و جمع النتيجة بامكان Excel تكرار نفس العملية مع القسم النظري حيث يقوم تلقائيا بتغيير مراجع الخلايا و يوجد لك نتيجة الجمع بمجرد تحديد ناتج القسم العملي و سحبه مع الضغط على زر الفأرة الأيسر الى القسم النظري فنجد ان الحسابات تصبح أكثر سهولة في برنامج Excel ... ان شاء الله يكون شرح النقطة هذه واضح.

* عندما اسحب ناتج اول خلية الى بقية الخلايا لايجاد الناتج.

المراجع المعاد:

يظهر عندما تستند الصيغة الى الخلية التي تحتوي على هذه الصيغة و تظهر رسالة تحذيرية.
مثال: انظر الى ورقة معلومات الرسم البياني عندما نحتاج الى ايجاد المجموع الكلي فيجب الانتباه الى الخلايا التي سأقوم بجمع مدخلاتها حتى اوجد الناتج في الخلية F6 فالخلايا التي سأقوم بجمعها هي =SUM(B6:E6) الموجودة بين القوسين و الرمز Sum يشير الى العملية التي قمت بها، و بمجرد ايجاد ناتج اول خلية في عمود المجموع، استطيع ان اظلل اول ناتج اوجدته و انتظر ان تظهر علامة + على طرف الخلية المضللة و من ثم اسحب الناتج الى بقية الخلايا فيقوم Excel بحساب نتائج بقية الخلايا بشكل اتوماتيكي ... و هذا يذكرنا بمصطلح المراجع النسبية، اما المرجع المعاد هو انك عندما تجمع نتائج الربع الأول و الربع الثاني و الربع الثالث و الربع الرابع فننتبه الى ان خلية المجموع ليست من ضمن عملية الجمع ... باختصار لا استطيع ان اضيفها الى المجموع و من المفترض ان تكون للناتج و ليس احد مدخلات عملية الجمع، فلو حدث ذلك فستظهر لك رسالة تحذيرية.

بالعامّية ...

لما احتاج احط الجواب في خلية معينة لازم أنتبه للمرجع مالها فأنتبه أن الخلية لازم ما تكون من ضمن الحساب ( العملية الحسابية ) لأني احتاج احط فيها ناتج العملية الحسابية... ان شاء الله وضحت الصورة.

نسخ الجداول في الاكسل:
في الاكسل مثل بقية برامج الاوفيس احتاج لعملية النسخ و اللصق، فلنسخ اي جدول، اقوم بتظلييل الجدول، و من ثم اختار الآمر copy أو نسخ ثم اذهب لأول خلية فارغة تحت الجدول مباشرة ثم اختار Paste او لصق فنجد ان الجدول انتقل كما هو و نسخ بكل سهولة دون الحاجة الى عد الأسطر و الأعمدة و لصق الجدول و يمكن تكرار هذه العملية تبعاً للحاجة.

تجميد ال Window ( النافذة) في الاكسل:
أحياناً تواجهنا مشكلة الجداول الطويلة في العمل، و خاصة في الاكسل، فأحيانا نحتاج الى عمود أو سطر العناوين الرئيسي لنعرف الى ما يرمز اليه، فهناك اختيار في الاكسل و هو تجميد النافذة لتتمكن من رؤية كل البينات مع تجميد سطر او عمود العناوين ...

انظر الى ورقة تجميد النافذة في ملف Melody اختر)ظلل) اول سطر بعد سطر العنوان الأساسي المضلل باللون الأصفر، اذهب الى قائمة Window ثم اختر الأمر Freez Panes ثم انزل بالصفحة الى أسفل و انظر ماذا يحدث، ستتجمد النافذة ( او بالأحرى ) السطر الأول و تستطيع بسهولة النظر الى بقية البيانات.

لإلغاء الأمر اذهب الى قائمة Window ثم اختر الامر Unfreez Panes.

خيارات الأمر Clear:

احياناً تكون عندنا جداول لا نريد ان نخسرها و تنسيقها مناسب لاستخدامنا لها بشكل يومي، فنحتاج اليها و لكن لا نرغب باعادة كتابتها و تنسيقها فهناك عدة اوامر في الاكسل ... انظر الى ورقة computer-center في ملف Melody ضلل الجدول بأكمله ثم اذهب الى قائمة

Edit -> Clear -> Format
ستلاحظ اختفاء تنسيق الجدول

Edit -> Clear -> Content
ستلاحظ اختفاء محتويات الجدول ( البيانات ) مع بقاء التنسيق الخاص به.

Edit -> Clear -> All
ستلاحظ اختفاء كل من المحتويات و التنسيق


المراجع المطلقة:
عند نسخ الصيغة من خلية إلى خلية أخرى يتم ضبط مراجع الخلية تلقائياً و في معظم الأحيان يكون هذا الضبط غير مرغوب فيه و لمنع ذلك عليك بكتابة الصيغ باستخدام المراجع المطلقة.

انظر الى ورقة القسم الأفريقي، لحساب العمولة نحتاج الى ضرب نسبة العمولة في المجموع، كما قلنا إن اكسل يقوم بحساب الناتج بشكل أوتوماتيكي ( تلقائي ) و لكن عند حساب العمولة سنجد صعبة ... لا بد من وجود مرجع مطلق و هي الخلية G3 ، لجعل هذه الخلية مطلقة لابد من إضافة علامة الدولار ... إن الله مع الصابرين ... لا تتعجلوا بإضافة علامة الدولار الآن.

بعد حساب ناتج الخلية H9 اضغط ضغطة مزدوجة على ناتج الخلية المذكورة ثم اضغط ضغطة مزدوجة على الخلية G3 سيظهر لك بالشكل التالي =G9*G3 اضغط على الخلية G3 بشكل مزدوج ثم اضغط الزر F4 من لوحة المفاتيح فستضاف علامة الدولار بشكل تلقائي و في هذه الحالة أصبحت الخلية G3 خلية مطلقة و يمكنك سحب الناتج مع الضغط على زر الفأرة الأيسر و ستحسب لك نتائج بقية الخلايا بشكل تلقائي .




نقل أوراق العمل بين الملفات في الاكسل:
يتطلب العمل على الاكسل منا فتح العديد من الملفات و في هذه الملفات قد تجد ورقة عمل واحدة فقط، فلماذا نزيد عدد الملفات بينما يحتوي الملف الواحد على ورقة واحدة فقط ؟؟؟؟

يمكننا الاكسل من نقل ورقة العمل من ملف الى ملف آخر و هذا النقل يضمن لنا بقاء ورقة العمل الأصلية في الملف الموجودة فيه أصلاً و هذا حل مريح لمشاكل الملفات الكثيرة و التي تحتوي في الغالب على ورقة واحدة فقط.

لنقل اوراق العمل Sheets من ملف الى آخر ... كيف يتم نقل ورقة العمل او ال sheet

اذهب الى ورقة العمل ثم اضغط عليها بالزر الأيمن للفأرة ثم اختر الأمر Move or Copy ستظهر لك نافذة فيها القسم الأول To Book و هنا تستطيع ان تنقل الورقة الى الملف الذي ترغب به ... بشرط ان يكون مفتوح ( ان لا يكون مغلق ) ثم تنظر الى القسم الثاني من النافذة Before Sheet و تختار اي ورقة اذا كنت ترغب بذلك ... ثم ضع علامة صح عند Create a Copy و في هذه الحالة ستنتقل لك ورقة العمل الى الملف المفتوح و تبقى لك نسخة منها في الملف الأصلي الذي كانت موجودة فيه.

قد ننقل ورقة العمل مرتين الى نفس الملف ... في هذه الحالة سيعطيها الاكسل نفس الاسم و لكن رقم جديد، فاذا كان اسم الورقة درجات الطلبة و قمت بنسخها مرة أخرى الى نفس الملف فسيسميها الاكسل درجات الطلبة 1 مثلاً.

تنسيق أوراق العمل:

لتنسيق اوراق العمل في الاكسل نعتمد على عدد لا بأس به من الخيارات و كل ذلك لتكون ورقة العمل أفضل تنسيقاً و مرتبة بحيث تستعملها بسهولة .

من بين الخيارات ( دمج الخلايا ):
لدمج الخلايا اختر اولاً الخليتين او الخلايا التي تحتاج الى دمجها ثم اضغط على merge Cells هذا الاختيار متوفر على شريط ال Formatting في شريط الأدوات بجانب محاذات النص الى اليمين او الوسط او اليسار بجانبه تجده غالباً على اليمين من ايقونة محاذاة النص الى اليمين.

في هذه الحالة سيتم دمج الخلايا و ستبدو أجمل و اسهل في التعامل و ستكون اوسع من بقية الخلايا للكتابة فيها ( شكل الايقونة على شكل حرف a الصغير وسط مربع و على جانبه سهمين متجهين الى اليمين و الى اليسار).

لتحديد النطاق ( مجموعة من الأعمدة و الأسطر ) يمكننا تحديد أول خلية على اليمين في النطاق و ثم النضغط على Shift و الضغط على آخر خلية في آخر عمود ارغب بتضليله و هكذا يتم تظليل كل النطاق و بسرعة دون الحاجة الى سحب التظيل بين الخلايا.

لتنسيق الخلية:

اضغط على الخلية ثم اضغط بالزر الفأرة اليمين و اختر امر Format Cells هذا الأمر يوفر لك عدداً كبيراً من الخيارات، مثل التعامل مع الارقامNumbers ، و المحاذاةAlignment، و الخط Font و الاطارات Boarders و الأنماط Patterns و الحماية protection.

بالنسبة للأرقام تستطيع ان تحدد الأصفار العشرية و تحدد نوع العملة و النسبة و الوقت و التارخ و غيرها ..

بالنسبة للمحاذاة تستطيع ان تحدد اتجاه النص و موقع النص بالنسبة للخلية سواءاً كان بشكل افقي أو شكل عمودي، و تستطيع ان تجعل النص مائل بأي زاوية تختارها و غيرها من الأوامر ...

بالنسبة للخط ...تستطيع ان تحدد نوع الخط و حجمه و لونه و معظم الخيارات المتعلقة بالخط.

بالنسبة للإطارات ... تستطيع ان تحدد الخلية باطار و تختار سمكه و نوعه و لونه

بالنسبة للأنماط ... تستطيع ان تلون الخلية او تضللها.

بالنسبة للحماية ... سأتناولها بالشرح فيخا بعد بإذن الله تعالى.


إدراج رسوم بيانية:
لإدراج رسوم بيانية اختر الجزء الذي ترغب بعمل رسم بياني له، و ذلك بتضليله ثم اذهب الى قائمة Insert اختر الأمر Chart

ثم ستظهر لك نافذة اختر شكل الرسم البياني الذي ترغب به ثم اضغط على التالي او Next ( ستلاحظ ان الاكسل يسير معك خطوة بخطوة في رسم الأشكال البيانية ) سيوفر لك الاكسل في الخطوة التالية اعادة ادراج او تأكيد اختيارك للأسطر او الأعمدة التي ترغب بانشاء رسم بياني لها، فاذا كنت متأكداً من اختيارك فلا داعي للإعادة تحديد اختيارك للأسطر او الآعمدة و اضغط على التالي او Next
ثم في الخطوة التالية سيوفر لك الاكسل فرصة اضافة عنوان لرسمك البياني في خانة Chart Title ثم ستجد ايضاً خانة فوق بعنوان legend هنا تستطيع ان تحدد موقع مفتاح الرسم البياني ، و أيضاً ستجد فوق خانة Data Labels هنا تستطيع التحكم بعدة خيارات مثل اظهار النسب المئوية و اظهار القيم على الرسم البياني و العناوين ... غرها اذا كنت ترغب بذلك ثم اضغط على التالي أو Next في آخر خطوة سيسألك الاكسل اذا كنت ترغب بادراج الرسم البياني في نفس الورقة التي فيها البيانات التي تعمل عليها او ادراجها في ورقة منفصلة ... طبعاً أنت تحدد ما تريده هنا ثم اضغط على النهاية او Finish.

الخطوة الاولى:
نضلل الجدول او الجزء الذي نرغب باجراء التخطيط البياني له.



==============================================

الخطوة الثانية:
اذهب الى قائمة insert ثم اختر الامر Chart



==============================================

الخطوة الثالثة:

ستظهر لك هذه النافذة ... لاحظ الاشكال المتوفرة من الرسوم البيانية ...

اختر الشكل الذي يعجبك و كذلك ستلاحظ على الشريط الازرق للنافذة وجود خطوات لإنشاء رسم بياني في الاكسل ...



==============================================

الخطوة الرابعة:

اضغط على Next او التالي فتظهر لك هذه النافذة ... لاحظ المنطقة الملونة جزئياً باللون الاسود و الأبيض ... انها تشير الى مجال البيانات ( مصدر البانات التي ترغب باجراء مخطط بياني لها ...
( Data Range)


==============================================

الخطوة الخامسة:

عند الضغط على next او التالي في الخطوة السابقة ستظهر لك هذه النافذة ... في المربع الابيض تستطيع ان تكتب اسم للمخطط البياني الذي تريد انشائه ( في الاختيار الاول ---> لاحظ فوق اختيار Title)



==============================================

الخطوة السادسة:


عند الضغط و اختيار Legend

تستطيع ان تحدد مكان مفتاح الرسم البياني ----> المفتاح الذي يشير الى محتويات و الوان البيانات الممثلة في الرسم البياني ... كما تلاحظون اخترت ان يكون على اليمين ...


==============================================

الخطوة السابعة:


عند الضغط على ال Data labels

ستظهر لك هذه النافذة و انظر جيداً الى الخيارات المتاحة ...

تستطيع ان لا تظهر اي شيء

او تظهر القيم فقط ... القيم التي يمثلها الرسم البياني

كذلك تستطيع ان تظهر النسب المئوية للرسم البياني

تستطيع ايضاً اظهار ال label او مفتاح الرسم البياني

و الاختيار قبل الاخير يتعلق باظهار النسبة المئوية و مفتاح الرسم البياني


==============================================

الخطوة الثامنة:

بعد ان تضغط على التالي او next في الخطوة السابقة ستظهر لك هذه النافذة لتسألك عما اذا كنت تريد ان تظهر الرسم البياني في نفس ورقة العمل او انك تريد اظهارها منفصلة عنها في ورقة منفصلة ... قمت باختيار ان يهر الرسم البياني في نفس ورقة العمل



==============================================

الخطوة التاسعة:

هذا هو الشكل النهائي للرسم البياني مضمن في نفس ورقة العمل ...




معلومات عن التخطيطات البيانية:



كما يمكنك استخدام ادوات الرسم Drawings للرسم و للتوضيح على الرسوم البيانية.

انظر الى ورقة معلومات الرسم البياني لترى النتيجة.

مشكووووووووووور على الشرح المفصل